Artikel Safety

Komunikasi Safety yang Efektif

KOMUNIKASI K3 YANG EFEKTIF

Komunikasi menjadikan orang, tugas, proses dan sistem saling berinteraksi bersama-sama untuk mencapai sasaran K3 yang ditetapkan. Cara kita mengkomunikasikan K3 akan mempengaruhi apakah orang akan memahami dan dan terlibat dalam proses K3 atau tidak, dan bahasa yang kita gunakan seringkali menentukan apakah proses tersebut diterima atau ditolak. Sekedar memberi pelatihan kepada karyawan untuk bekerja selamat mungkin belum cukup. Perlu motivasi dan bentuk bentuk publikasi untuk mendorong mereka untuk mengambil tanggung jawab bagi keselamatan dan kesehatan dirinya sendiri. Metode yang digunakan adalah menciptakan suasana yang mempromosikan perilaku selamat, dan mengingatkan serta menekankan pentingnya hal tersebut bagi karyawan dan perusahaan.

Proses komunikasi adalah seperti berlalu lintas di jalan raya. Anda perlu merencanakan mau kemana, memperhatikan rambu-rambu, dan mengambil jalan lain apabila diperlukan, berperilaku sesuai kondisi dan memperlambat jalannya jika diperlukan. Pengertian komunikasi tidak sekedar menurut apa yang dipikirkan si pengirim pesan – tergantung pula dari respon si penerima. Perlu waktu dan usaha memang untuk memiliki teknik yang sempurna dalam menyampaikan pesan K3 secara efektif.

Bahasa dan kata-kata

Pemilihan bahasa dan kata-kata amat sangat berpengaruh terhadap hasil komunikasi K3. Pemilihan kata-kata ‘positif’ dapat memberikan tanggapan yang berbeda, contohnya:

Ungkapan Negatif Ungkapan Positif
Masalahnya apa?

Anda seharusnya ….

Anda tidak paham

Saya sudah bilang sebelumnya untuk tidak …

Ini berbiaya mahal

Bagaimana saya dapat menolong anda?

Mulai sekarang … atau lain kali

Mari saya coba sekali lagi

Bagaimana kalau mencoba dengan cara ini

Ini adalah investasi untuk kesehatan

Umpan balik dapat positif atau negatif, dan dapat mempengaruhi kualitas dan frekuensi perilaku. Umpan balik yang efektif adalah alat berharga untuk mempengaruhi perilaku selamat di tempat kerja. Bahasa yang mempunyai arti mendua atau subyektif dapat menjadi kontra-produktif. Contohnya, pernyataan ”tampaknya ada tidak menyadari, ceroboh atau sembrono” hanya menambah kebencian atau dendam dan mengurangi penerimaan dari pesan perilaku yang disampaikan. Mengatakan bahwa insiden atau cedera adalah ”kesialan” menunjukkan bahwa insiden tidak dapat dicegah. Hal ini bertolak belakang dengan filosofi bahwa insiden dapat dicegah.

Komplain dan kritik

Kita mungkin dihadapkan pada resistensi perubahan dalam hal praktek pekerjaan atau mengadopsi prosedur baru. Ungkapan-ungkapan di bawah ini mengindikasikan hak tersebut:

Saya sudah melakukan ini sejak tahun kuda dan semuanya baik-baik saja

Tidak akan menimpa saya

Kami telah melakukan sebelumnya

Kecelakaan memang harus terjadi

Tidak akan berhasil

Ada yang lebih penting untuk dilakukan

Mereka tidak mengijinkan

Saya terlalu sibuk untuk melakukan itu

Kamu tidak faham

Di luar bujet saya

Safety hanya iseng saja

Tidak ada seorangpun senang akan kritik negatif dan beberapa orang lebih sensitif dibandingkan yang lainnya. Sewaktu membicarakan kesalahan atau praktek kerja yang tidak selamat, orang akan dengan gampang membuat alasan, untuk itu komunikasikanlah topik dengan menunjukkan kesalahan dan menyarankan cara-cara untuk mencegah kesalahan serupa di masa datang.

Tips dasar komunikasi

  • Fikir sebelum bicara. Katakan apa yang anda maksud dan artikan dengan baik apa yang anda katakan.
  • Gunakan bahasa tubuh. Bahasa tubuh, intonasi suara dapat berpengaruh pada efektifitas komunikasi.
  • Bicara langsung dibandingkan menggunakan e-mail, terutama untuk hal-hal sensitif atau konflik personal.
  • Buat ringkas. Gunakan bahasa yang difahami dan sopan.
  • Beri dukungan. Perilaku beresiko (seperti salah angkat) seharusnya diikuti tindakan korektif segera untuk menghentikan dan mencegah kejadian berulang.
  • Tekankan kembali pesan. Ingatkan karyawan agar berlaku selamat di kemudian hari.
  • Beri apresiasi, dukungan dan selamat.
  • Beri contoh. Perilaku buruk akan ditiru, dianggap hal yang dilakukan tersebutlah yang benar.

Sumber: Health Safety Executive

Artikel Safety

ELEMEN KUNCI PROGRAM KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA

International Loss Control Institute (ILCI) telah mengidentifikasi 20 elemen program yang dipertimbangkan termasuk esensial untuk suksesnya upaya pengendalian kerugian (loss). Elemen program tersebut adalah:

  1. Kepimimpinan dan Administrasi
  2. Manajemen pelatihan
  3. Inspeksi yang terencana
  4. Analisis tugas dan prosedur
  5. Penyelidikan kecelakaan
  6. Observasi Pekerjaan
  7. Kesiapan keadaan darurat
  8. Aturan organisasi
  9. Analisis kecelakaan
  10. Pelatihan karyawan
  11. Alat Pelindung Diri
  12. Jasa dan kontrol kesehatan
  13. Sistem evaluasi program
  14. Kontrol enjinering/rekayasa
  15. Komunikasi personal
  16. Pertemuan kelompok
  17. Promosi umum
  18. Pekerja baru dan penempatan
  19. Kontrol pembelian
  20. K3 di luar kerja

       Ahli lain [1] meringkas menjadi 8 buah program, yaitu sebagai berikut:

Elemen Administratif (Administratif  Elements)

  1. Manual (prosedur dan acuan)
  2. Komite dan koordinator
  3. Pelatihan, minat, dan motivasi

      Elemen Aksi (Action Elements)

  1. Inspeksi
  2. Pengendalian Bahaya
  3. Analisis bahaya pekerjaan
  4. Pertemuan K3
  5. Penyelidikan kecelakaan.

      Kedelapan elemen tersebut akan diuraikan secara ringkas, sebagai berikut:

 II.1    Manual K3 (Prosedur dan Acuan)

         Sebuah manual K3 merupakan dasar dari efektifitas system manajemen K3. Tanpa prosedur dan acuan dasar, upaya pengendalian kerugian akan tidak terkoordinasi dan berjalan serampangan.  Segala masalah yang timbul akan ditangani bilamana muncul, daripada penanganan yang berorientasi secara sistematik.

         Terdapat banyak macam cara yang berbeda bagaimana menyusun sebuah manual, tergantung kebutuhan. Kriteria yang penting dari sebuah manual adalah:

  • Mudah digunakan (user friendly), yaitu terdapat tatanan isi yang logis untuk memudahkan pencarian prosedur.
  • Sistem indeks dan penomoran yang memudahkan proses pengisian arsip yang baru maupun yang direvisi.
  • Sistem indeks dan penomoran harus dapat diperluas mencakup sistem klasifikasi yang besar sehingga prosedur baru di kemudian hari dapat masuk dengan mudah ke dalam sistem.
  • Sistem indeks dan penomoran memiliki referensi arsip sehingga tambahan bahan dapat disimpan dan ditempatkan secara mudah.

II.2.   KOMITE DAN KOORDINATOR K3

         Komite K3

         Jumlah komite K3 tergantung dari organisasi dan manajemen strukturnya. “Top-Down” otokratis organisasi akan memiliki sedikit komite. Sedangkan  lainnya mungkin partisipatif dan konsensus dengan memiliki variasi tanggung jawab.

         Apa manfaat dari komite K3?  Tujuan umum dari program K3 yang sistematis adalah mencegah kecelakaan. Untuk mencapai tujuan ini, sistem harus terarah pada target mencari dan mengendalikan bahaya. Manfaat penting dari komite dalam menemukan dan mengendalikan bahaya adalah:

 Pengalaman dan keahlian dapat terpadu. Keterpaduan ini bersama-sama dalam suatu urun rembug masalah akan menghasilkan pengembangan yang inovatif dan pemecahan masalah yang praktis.

  1. Kesempatan bagi sejumlah orang untuk bekerja sama dalam suatu pertemuan dan menghasilkan komunikasi yang lebih baik.
  2. Rekomendasi dari komite, terutama masalah yang kontraversi, akan dapat diterima lebih positif oleh anggota lainnya di organisasi.

          Secara garis besar komite dikategorikan sebagai berikut:

  • Komite K3 eksekutif
  • Komite Program K3 – pelatihan, rekognisi, dan pengendalian bahaya.
  • Komite K3 Departemen
  • Komite K3 Teknis – seperti untuk urusan pelistrikan, APD, Alat angkat Crane dsb.

         Koordinator K3

         Program koordinator K3 didisain untuk menyediakan dukungan dan bantuan kepada manajemen departemen. Posisi ini biasanya tugas paruh-waktu. Tugas seorang koordinator K3 adalah membantu manajer departemen untuk urusan administratif  beberapa program, termasuk menentukan titik-titik lemah dari program dan membuat rekomendasi untuk penyempurnaannya.

         Petugas professional K3 harus bertemu secara rutin dengan semua koordinator untuk memberikan arahan dan pelatihan yang diperlukan. Koordinator K3 tidak mengambil alih fungsi pengawas lini depan dalam hal K3. Fungsi utama dari koordinator K3 ini adalah membantu manajer unit dalam hal administrasi program K3.

         Beberapa contoh tugas dan tanggung jawab koordinator K3:

  • Mengaudit manual K3 di bagiannya untuk memastikan manual tersebut selalu baru (up to date).
  • Memastikan  para pengawas melengkapi dokumentasi yang diperlukan untuk orientasi pegawai baru, komunikasi bahan berbahaya, dan pelatihan yang wajib diikuti pekerja.
  • Membantu penyelidikan kecelakaan serius.
  • Mengecek log pengendalian bahaya di unitnya.
  • Menelusuri tindakan pengendalian yang masih belum dikoreksi.
  • Membantu pengawas dalam hal administrasi program analisis bahaya pekerjaan.
  • Mengaudit ketaatan pekerja terhap prosedur K3.

II.3    Pelatihan K3

         Elemen pelatihan pada sistem ini biasanya diberikan oleh karyawan yang telah mendapatkan spesialis pelatihan sebagai instruktur.  Banyak pelatihan yang wajib diikuti oleh karyawan berdasarkan peraturan dan perundangan.  Berikut pelatihan yang berkaitan dengan keselamatan dan kesehatan kerja:

  • Orientasi pegawai baru.
  • Pelatihan untuk pengawas.
  • Komunikasi bahan berbahaya.
  • Operator pengelolaan limbah berbahaya.
  • Perlindungan pendengaran.
  • Perlindungan pernapasan.
  • Confined space
  • Lockout/tagout (LOTO)
  • Emergency response
  • Crane operation
  • Scaffold erection and dismantling
  • Dsb

 Minat dan Motivasi

         Setelah pelatihan dilaksanakan, agar program pencegahan kerugian dapat sukses maka program harus memasukan program tambahan untuk meningkatkan minat dan motivasi dari pekerja, seperti misalnya:

  •  Papan buletin (Bulletin boards).
  •  Poster dan tanda-tanda peringatan.
  •  Distribusi majalah, buletin atau media cetak lainnya.
  •  Spesial tip.
  •  Penghargaan dan rekognisi pencapaian suatu prestasi K3.
  •  Program insentif
  •  Penghargaan hasil kerja yang luar biasa, dsb.

II.4    Inspeksi K3

         Inspeksi K3 dilaksanakan oleh karyawan yang memiliki pengalaman dan tingkat kompetensi yang cukup untuk mengenali bahaya di tempat kerja dan memberikan solusi yang cukup untuk tindakan perbaikan atau kontrol. Frekuensi dan ruang lingkup inspeksi tergantung dari jenis dan tingkat bahaya yang mungkin timbul dan kompleksitas dari operasi.

         Inspeksi yang efektif harus mencakup tiga elemen penting: penugasan tanggung jawab, inspeksi yang menekankan pada inspeksi masalah internal, dan tindak lanjut tindakan perbaikan.

II.5    Pengendalian Bahaya

         Bahaya potensial di tempat kerja harus dikenali dan dikendalikan dengan menetapkan prosedur dan menggunakan cara sebagai berikut:

  • Teknik enjinering jika memungkinkan dan mencukupi
  • Menetapkan prosedur bekerja secara aman untuk diikuti oleh semua pihak yang terkena, pelatihan, penegakan aturan, dan sistem  disiplin yang dikomunikasikan dengan baik.
  • Pengendalian administratif dengan cara mengurangi waktu pemajanan
  • Penggunaan Alat Pelindung Diri.

         Bahaya di tempat kerja yang teridentifikasi harus dievaluasi potensial efeknya untuk menentukan prioritas pengendaliannya. Dalam penentuan prioritas digunakan sistem rating dari resiko.

 II.6    Analisis Bahaya Pekerjaan

         Analisis bahaya pekerjaan sudah menjadi bagian dari program pencegahan kecelakaan. Analisis Bahaya Pekerjaan ini membantu pemahaman tentang bahaya yang mungkin ada di dalam suatu pekerjaan dan bagaimana mencegah agar tidak menyebabkan cedera dengan cara mengikuti langkah-langkah pencegahannya yang direkomendasikan.

         Analisis ini terdiri dari pengamatan langkah-langkah pekerjaan, apa bahayanya, dan bagaimana tindakan kontrolnya. Apa bahayanya menyangkut apa-apa saja tindakan yang mungkin dilakukan secara tidak benar oleh pekerja sehingga menyebabkan kecelakaan. Sedangkan bagaimana tindakan kontrolnya berkenaan dengan apa-apa saja yang harus dilakukan oleh pekerja tersebut untuk mengendalikan bahaya.

 II.7    Pertemuan K3

         Pertemuan K3 berfungsi untuk mendorong keterlibatan pekerja dalam penyusunan program dan penentuan kebijakan yang berpengaruh pada keselamatan dan kesehatan kerja mereka.  Pada pertemuan K3 kita  mendapatkan komitmen dari pekerja bagaimana mencapai tujuan program secara selamat.

         Pertemuan K3 akan efektif bilamana topik yang dibicarakan menekankan pada pengendalian/kontrol praktek-praktek tidak aman yang beresiko tinggi, yang menyebabkan terjadinya cedera serius maupun kerusakan harta benda yang besar.

II.8    Penyelidikan Kecelakaan

         Penyelidikan kecelakaan adalah proses penentuan oleh seorang atau lebih banyak orang yang memenuhi kualifikasi terhadap fakta dan latar belakang informasi yang siginifikan berkaitan terjadinya suatu kecelakaan, berdasarkan pernyataan yang diambil dari orang-orang yang terlibat, saksi-saki, pengamatan lapangan, pengamatan terhadap kendaraan dan permesinan atau peralatan.

         Program penyelidikan kecelakaan di dukung oleh prosedur tertulis mengenai Penyelidikan dan Pelaporan Kecelakaan.  Di dalam prosedur tersebut secara minimum mencakup elemen-elemen berikut:

Tujuan dan definisi

  • Semua kecelakaan atau insiden harus dilaporkan.
  • Jenis kecelakaan dan penyelidikannya.
  • Siapa yang harus diberitahu
  • Pelaporan kepada instansi pemerintah
  •  Prosedur dan Acuan
    • Prioritas setelah terjadi kecelakaan, tindakan apa saja yang harus diambil
    • Pengumpulan informasi
    • Analisa fakta
    • Menentukan kontrol agar kejadian serupa tidak terulang
    • Pelaporan dan distribusi laporan

[1] Richard W. Lack, P.E., CSP, CPP, CHCM dalam bukunya Essentials of Safety and Health Management. 1996.